Política de privacidad
Última actualización: 25 de marzo de 2026
1. Introducción y Alcance
Bienvenido a Subdano. Respetamos su privacidad y nos comprometemos a proteger sus datos personales. Esta política se aplica a todos los usuarios de la plataforma Subdano, incluidos los organizadores de eventos, administradores y suscriptores que interactúan con formularios y flujos de trabajo automatizados. En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) de España, y leyes internacionales de privacidad de datos similares, Subdano opera bajo dos definiciones legales distintas: • Responsable del Tratamiento: Actuamos como Responsables del Tratamiento respecto a la información de la cuenta que usted nos proporciona al registrarse y gestionar su espacio de trabajo en Subdano. • Encargado del Tratamiento: Actuamos como Encargados del Tratamiento para todos los datos de los usuarios finales (suscriptores, asistentes y encuestados) que usted importa, recopila o gestiona utilizando nuestros eventos, formularios personalizados y flujos automatizados. Usted, el organizador del evento, sigue siendo el Responsable del Tratamiento de los datos de sus suscriptores.
2. Información que Recopilamos
Recopilamos los datos necesarios para operar nuestra plataforma SaaS, mantener la seguridad y ofrecer servicios automatizados de gestión de eventos. A. Datos de la Cuenta del Organizador (Rol de Responsable del Tratamiento) Cuando creas una cuenta a través de Google Authentication o registro por email, recopilamos: • Nombre completo y dirección de correo electrónico. • Foto de perfil y preferencias del espacio de trabajo. • Configuración de zona horaria y preferencias de idioma. • Direcciones de email de respuesta (Reply-To) utilizadas para enviar mensajes a tus suscriptores. • Datos de facturación, roles del plan de suscripción (ej. Prueba, Premium, Admin) y registros de uso de cuotas. B. Datos del Usuario Final y Suscriptores (Rol de Encargado del Tratamiento) Cuando utilizas Subdano para alojar eventos o formularios personalizados, procesamos datos en tu nombre, que pueden incluir: • Identidad de los suscriptores (direcciones de email, nombres y campos de identidad personalizados). • Respuestas a los campos del formulario personalizado, selecciones desplegables, casillas de verificación y selectores de fecha. • Analíticas de interacción, incluyendo estados de entrega de email, tasas de apertura y clics en enlaces dentro de los flujos automatizados. C. Almacenamiento de Archivos y Multimedia Almacenamos los archivos subidos a tu espacio de trabajo, incluyendo logotipos de eventos, cabeceras de plantillas de email, archivos adjuntos descargables y hojas de cálculo Excel utilizadas para importaciones masivas de datos o catálogos de listas. D. Asistente de IA y Datos de Uso Para proporcionar herramientas avanzadas de automatización, recopilamos y procesamos: • Prompts de texto y consultas enviadas al Asistente de IA de Subdano. • Grabaciones de audio subidas o grabadas para los servicios de transcripción de audio con IA. • Registros de actividad del sistema (logs), informes de errores y marcas de tiempo de integraciones API.
3. Cómo Utilizamos tu Información
Utilizamos la información recopilada estrictamente para operar, mantener y mejorar el ecosistema de Subdano. En concreto, utilizamos los datos para: • Autenticar a los usuarios y proteger los espacios de trabajo contra accesos no autorizados. • Procesar formularios de registro, gestionar listas de asistentes y ejecutar flujos de correo programados. • Supervisar los límites de cuota (como límites de envío mensual de emails, cantidad de formularios y límites de solicitudes de IA). • Generar informes analíticos visuales y resúmenes en PDF sobre el rendimiento de los eventos. • Proporcionar soporte técnico al cliente y notificaciones del sistema sobre la expiración de la cuenta o mantenimientos.
4. Proveedores de Terceros y Subencargados del Tratamiento
Para operar nuestra infraestructura en la nube, compartimos datos específicos cifrados con subencargados del tratamiento rigurosamente evaluados. Garantizamos estrictamente que todos los proveedores cumplan con el RGPD y los estándares internacionales de seguridad: • Infraestructura en la Nube y Bases de Datos: Proveedores de alojamiento (ej. AWS, Google Cloud) utilizados para almacenar bases de datos MongoDB y archivos multimedia. • Pasarelas de Envío de Email: Proveedores de correo transaccional utilizados para enviar plantillas de email y mensajes de flujos automatizados de manera confiable. • Infraestructura de IA: Proveedores de Inteligencia Artificial (ej. OpenAI, Anthropic) utilizados para procesar consultas de chat y transcripciones de audio. Nota: Tus datos, prompts y listas de suscriptores están estrictamente aislados y nunca se utilizan para entrenar modelos de IA públicos o de terceros.
5. Seguridad de los Datos y Transferencias Internacionales
Implementamos medidas técnicas y organizativas estándar de la industria para proteger tus datos contra el acceso, la alteración o la eliminación no autorizados. Esto incluye el cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo, formularios de eventos privados protegidos con contraseña y control de acceso basado en roles. Para los organizadores y suscriptores ubicados dentro del Espacio Económico Europeo (EEE), cualquier transferencia de datos personales fuera del EEE se rige por Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para garantizar una protección legal completa.
6. Tus Derechos bajo el RGPD
Si te encuentras en la UE o el Reino Unido, tienes los siguientes derechos respecto a tus datos personales: • Derecho de Acceso: Puedes solicitar una copia completa de los datos personales que tenemos sobre ti. • Derecho de Rectificación: Puedes actualizar o corregir datos inexactos de tu perfil o espacio de trabajo en cualquier momento desde tu configuración de usuario. • Derecho de Supresión ('Derecho al olvido'): Puedes solicitar la eliminación completa de tu cuenta, archivos multimedia y listas de suscriptores. • Derecho a la Portabilidad de los Datos: Puedes exportar tus listas de suscriptores, catálogos de listas e informes analíticos en formatos estándar legibles por máquina (Excel, PDF). • Derecho a la Limitación del Tratamiento: Puedes solicitar suspender el procesamiento de tus datos mientras se resuelve una disputa o corrección. Para ejercer cualquiera de estos derechos, ponte en contacto con nuestro equipo de privacidad en subdano.hq@gmail.com.
7. Retención de Datos
Conservamos los datos de la cuenta del organizador mientras el espacio de trabajo permanezca activo. Cuando un plan de suscripción expira o se degrada, los datos se conservan según nuestras políticas de período de gracia. Si una cuenta se cancela o permanece inactiva durante un período prolongado, todos los archivos asociados en el almacenamiento, las tarjetas de eventos y las bases de datos de suscriptores se eliminan de forma permanente e irreversible de nuestros servidores.
Términos de Servicio
1. Aceptación de los Términos y Responsabilidades de la Cuenta
Al acceder o utilizar Subdano, aceptas estar sujeto a estos Términos de Servicio y a todas las leyes de protección de datos aplicables. Debes tener al menos 18 años para utilizar esta plataforma. Eres completamente responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales de acceso (incluida la autenticación de Google) y de todas las actividades que ocurran bajo tu espacio de trabajo. Aceptas proporcionar una dirección de correo electrónico de respuesta (Reply-To) válida y funcional para todas las transmisiones automatizadas, garantizando que los usuarios finales puedan comunicarse legítimamente contigo como organizador del evento.
2. Uso Aceptable y Política Antispam (Tolerancia Cero)
Subdano es una plataforma profesional de marketing de eventos y automatización. Aplicamos una estricta Política de Tolerancia Cero contra el spam, el phishing y el abuso del sistema para proteger nuestra reputación de envío de correo y las tasas de entregabilidad. Al crear eventos, formularios personalizados y flujos de correo, aceptas estrictamente las siguientes reglas: • Consentimiento Explícito Requerido (Opt-In): Solo puedes enviar correos electrónicos a suscriptores que hayan dado su consentimiento explícito o se hayan registrado para tus eventos, formularios o catálogos. El uso de listas de correo compradas, raspadas (*scraped*) o alquiladas está estrictamente prohibido. • Enlaces de Baja Obligatorios: Cada difusión o flujo de correo automatizado debe incluir un enlace de baja (*unsubscribe*) claro y funcional. Está estrictamente prohibido ocultar, alterar o eludir nuestro mecanismo de baja integrado. • Contenido Prohibido: No puedes utilizar Subdano para alojar formularios, distribuir archivos o enviar correos electrónicos que contengan malware, estafas de phishing, contenido para adultos, incitación al odio, juegos de azar ilegales o esquemas financieros fraudulentos. Aplicación: Subdano se reserva el derecho de suspender inmediatamente o cancelar de forma permanente cualquier cuenta que viole nuestra Política Antispam, genere altas tasas de rebote o provoque quejas graves de spam, sin previo aviso y sin reembolso.
3. Recopilación de Datos Prohibida (Información Sensible y Datos de Pago)
Queda estrictamente prohibido utilizar los formularios, eventos o cualquier otra función de Subdano para solicitar, recopilar, almacenar o procesar datos personales altamente sensibles. Esto incluye, pero no se limita a: • Información de Salud Protegida (PHI): Cualquier historial médico o información de salud regulada por normativas locales de protección de datos (como HIPAA o el RGPD). • Identificadores Emitidos por el Gobierno: Números de la Seguridad Social, números de pasaporte, números de licencia de conducir, documentos nacionales de identidad (por ejemplo, DNI, NIF, NIE) o datos de identificación similares. • Datos Financieros y de Pago: Números completos de tarjetas de crédito o débito, códigos CVV/CVC, credenciales de cuentas bancarias o cualquier dato regulado por el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjeta de Pago (PCI-DSS). • Credenciales de Seguridad: Contraseñas de cuentas, preguntas de seguridad o datos biométricos. Subdano opera exclusivamente como una plataforma de propósito general para la gestión de eventos y formularios. Nuestra infraestructura no está diseñada ni certificada para cumplir con normativas como PCI-DSS o HIPAA. Usted acepta que es el único responsable legal por cualquier dato que decida recopilar. Cualquier violación de esta disposición resultará en la terminación inmediata y permanente de su cuenta, la eliminación de todos los datos asociados y la retención de cualquier tarifa pagada, sin previo aviso ni responsabilidad para Subdano.
4. Planes de Suscripción, Cuotas y Degradaciones de Plan
Subdano ofrece varios niveles de servicio, incluyendo roles de Prueba, Premium y Especiales. Cada nivel está regido por cuotas de sistema específicas, que incluyen, entre otras: • Cantidad máxima de formularios de eventos y formularios personalizados activos. • Límites mensuales de envíos de correos electrónicos a suscriptores. • Límites de flujos activos y tareas automatizadas por flujo. • Capacidad de almacenamiento para archivos multimedia subidos y catálogos de listas. • Límites diarios para solicitudes al Asistente de IA y transcripciones de audio con IA. Si tu espacio de trabajo supera estas cuotas, o si tu plan de acceso expira, Subdano se reserva el derecho de limitar el rendimiento del sistema, pausar los flujos de correo activos o restringir la adición manual de suscriptores hasta que el plan se actualice o renueve.
5. Descargo de Responsabilidad para las Funciones de IA
Subdano incluye herramientas de Inteligencia Artificial integradas, como el Asistente de IA y transcripciones automatizadas de voz a texto. Estas funciones se proporcionan 'tal cual' (*as is*) y 'según disponibilidad' (*as available*). Subdano no ofrece garantías respecto a la exactitud, integridad o fiabilidad de los textos, sugerencias o transcripciones de audio generados por IA. Tú, como usuario, asumes la exclusiva responsabilidad de revisar, verificar y validar todo el contenido generado por IA antes de publicar detalles de eventos, configurar disparadores automatizados o enviar comunicaciones por correo electrónico a tus suscriptores.
6. Propiedad Intelectual y Contenido del Usuario
Conservas la total propiedad y los derechos de propiedad intelectual sobre todos los textos, logotipos, archivos multimedia y bases de datos de suscriptores que subas a Subdano. Al subir contenido, otorgas a Subdano una licencia limitada, segura y mundial con el único fin de alojar, procesar y mostrar tus datos para operar tus eventos y ejecutar tus flujos de trabajo automatizados. Subdano conserva todos los títulos, la propiedad y los derechos de propiedad intelectual sobre el código de la plataforma, el diseño visual, los motores de shortcodes, los creadores de gráficos y los componentes de la interfaz de usuario.
7. Limitación de Responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley aplicable, Subdano y sus afiliados, directores y empleados no serán responsables por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos. Esto incluye, sin limitación, la pérdida de beneficios, pérdida de datos, interrupción del negocio o daños a la reputación derivados de: • Tu uso o incapacidad para utilizar la plataforma. • El acceso no autorizado o la alteración de tus transmisiones o datos. • Interrupciones del servicio causadas por fallos en el alojamiento en la nube de terceros o en la entrega SMTP. • Errores u omisiones ocurridos dentro de flujos de correo automatizados o en resultados generados por IA. En ningún caso la responsabilidad total acumulada de Subdano excederá la cantidad que hayas pagado a Subdano por el plan de suscripción en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al incidente que dio lugar a la reclamación.
8. Indemnización y Exención de Responsabilidad
Aceptas defender, indemnizar y eximir de responsabilidad a Subdano, sus contratistas y sus licenciantes de y contra cualquier reclamación, daño, obligación, pérdida, responsabilidad, coste o deuda, y gastos (incluidos los honorarios de abogados) derivados de: • Tu violación de cualquier término de estos Términos de Servicio, en particular nuestra Política Antispam. • Tu violación de cualquier derecho de terceros, incluido cualquier derecho de autor, propiedad o derecho de privacidad bajo el RGPD o leyes locales de protección de datos. • Cualquier reclamación de que tus eventos, formularios personalizados, flujos de correo o archivos subidos causaron daños a un tercero o violaron las leyes internacionales aplicables.
9. Modificaciones de los Términos
Nos reservamos el derecho de modificar o reemplazar estos Términos de Servicio y nuestra Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar actualizaciones arquitectónicas, cambios legales o nuevas funciones de la plataforma. Si una revisión es material, proporcionaremos un aviso de al menos 14 días mediante una notificación en el sistema o por correo electrónico antes de que los nuevos términos entren en vigor. Tu uso continuado de Subdano tras la fecha de entrada en vigor constituye tu aceptación vinculante de los términos actualizados.
10. Información de Contacto
Para cualquier consulta legal, informe de violaciones de los Términos de Servicio o solicitudes de privacidad bajo el RGPD, ponte en contacto con nuestro equipo legal y de soporte: • Email: subdano.hq@gmail.com • Soporte de la Plataforma: Disponible a través del Centro de Ayuda integrado y el Chat en vivo.
Si tienes alguna pregunta sobre esta Política de privacidad, por favor contáctanos