Cómo Crear un Formulario de Evento en la Biblioteca

¿Para qué sirve esto?

Un Formulario de Evento es una solución completa de registro para eventos que incluye un formulario de suscripción, secuencias de correo automatizadas (bienvenida, recordatorios, seguimiento) y gestión de estados. Úselo cuando necesite ejecutar el ciclo de vida completo de un evento —desde el registro hasta la comunicación posterior al evento.

Instrucciones Paso a Paso

1. Abra la Biblioteca de Eventos

1. En la barra lateral izquierda, haga clic en Biblioteca de Eventos (icono de calendario).
2. Verá el panel de la biblioteca con sus eventos y formularios existentes mostrados como tarjetas.

2. Inicie la Creación de un Nuevo Evento

1. En la barra de acciones superior, haga clic en el botón Crear (botón verde con icono de más, etiquetado Crear Evento).
2. Se abre un menú desplegable con dos opciones:
   • Crear Evento Predeterminado — crea un evento estándar con formulario de registro y secuencia de correos.
   • Crear Formulario Predeterminado — crea un formulario personalizado independiente (ver guía separada).
3. Seleccione Crear Evento Predeterminado.

3. Complete los Metadatos del Evento (Paso 1 de 4)

Accederá al Constructor de Eventos — un asistente paso a paso. El primer paso es Configuración de Metadatos:

1. Nombre del Evento — Ingrese un nombre claro y reconocible (ej. "Conferencia Tech 2024"). Este nombre aparece en la tarjeta de la biblioteca y en el enlace de suscripción.
2. Fecha de Inicio — Seleccione la fecha en que se abre el registro o comienza el evento.
3. Zona Horaria — Elija la zona horaria para la visualización de fechas/horas. Por defecto usa la zona horaria de su cuenta.
4. Fecha de Expiración (opcional) — Establezca una fecha en la que el registro se cierre automáticamente. Si se define, el evento cambiará automáticamente a estado Finalizado en esa fecha.
5. Protección por Contraseña (opcional) — Active Habilitar Contraseña para hacer el evento privado. Ingrese una contraseña. Los suscriptores necesitarán esta contraseña para acceder al formulario.
6. Notificarme al Completar — Active para recibir una notificación cuando se complete un registro.
7. Haga clic en Siguiente para continuar.

Nota: El nombre del evento debe ser único dentro de su cuenta. El sistema le avisará si detecta un duplicado.

4. Construya el Formulario de Registro (Paso 2 de 4)

Haga clic en la pestaña Configuración del Formulario en la barra lateral (icono de formulario). Aquí diseña lo que ven y completan los asistentes.

Añadir Campos al Formulario

1. En el desplegable Crear Campo, elija un tipo de campo:
   • Campo de Texto — Entrada de texto corto (nombre, empresa, teléfono).
   • Área de Texto — Entrada de texto largo (comentarios, biografía).
   • Correo Electrónico — Entrada de email validada (recomendada para confirmación de suscripción).
   • Selección (Desplegable) — Desplegable de una sola opción. Tras seleccionar, debe vincularlo a un Catálogo (ver abajo).
   • Grupo de Casillas — Múltiples opciones con casillas de verificación.
   • Selector de Fecha — Selección de fecha mediante calendario.
   • Botón de Acción — Botón clicable (ej. "Enviar", "Registrarse").
2. Haga clic en Crear Campo. El campo aparece en la vista previa del formulario.
3. Haga clic en cualquier campo en la vista previa para editar su configuración:
   • Etiqueta — Lo que ve el usuario.
   • Marcador de Posición — Texto de ayuda dentro del campo.
   • Obligatorio — Active si el campo debe completarse.
   • Límite de Caracteres — Longitud máxima (ej. 255 para campos de texto).
   • Para campos Selección: Elija un Catálogo de la lista o cree uno nuevo.

Gestione Catálogos (Opciones de Desplegables)

• Debajo del creador de campos verá Todos los Catálogos — sus listas globales de opciones.
• Haga clic en + Añadir Diccionario junto a un catálogo para vincularlo a un campo de Selección.
• Para crear un catálogo nuevo: Haga clic en Crear Catálogo, asígnele un nombre y añada elementos (opciones) en la ventana emergente.
• Catálogos Usados muestra solo los catálogos vinculados a campos en este formulario.

Consejo: Cree los catálogos antes de añadir campos de Selección, o créelos sobre la marcha con el botón + Añadir Diccionario.

5. Configure la Secuencia de Correos (Paso 3 de 4)

Haga clic en la pestaña Configuración de Secuencia (icono de correo). Este paso solo está disponible para tipos Evento (no para Formularios independientes).

1. Seleccionar Secuencia Existente — Si tiene secuencias de correo predefinidas, elija una del desplegable.
2. Crear Nueva Secuencia — Haga clic en Crear Nueva Secuencia para abrir el Editor de Secuencias. Construya una serie de correos (bienvenida, recordatorio, seguimiento) con disparadores y demoras.
3. Copiar de Otro Evento — Haga clic en Copiar Secuencia de Evento para reutilizar una secuencia de correo de otro evento en su biblioteca.

Importante: Un Evento debe tener una secuencia adjunta antes de poder activarse. Si omite este paso, el botón Revisar y Activar estará deshabilitado.

6. Configure Integraciones (Paso 4 de 4) — Opcional

Haga clic en la pestaña Configuración de Integración (icono de enchufe). Configure webhooks o conexiones a terceros (ej. CRM, Zapier) para enviar datos de suscriptores automáticamente.

7. Guarde y Active

1. Tras completar todos los pasos, haga clic en Finalizar (o Revisar y Activar en el último paso).
2. El sistema valida su configuración:
   • ¿Todos los metadatos requeridos completados?
   • ¿El formulario tiene al menos un campo?
   • ¿Hay una secuencia adjunta (solo Eventos)?
   • ¿No hay palabras bloqueadas por el filtro anti-spam en el contenido de correos?
3. Si la validación pasa, el evento se crea con estado Creado.
4. Para ponerlo en vivo: Encuentre la tarjeta del evento en la Biblioteca, abra el menú de tres puntos (⋮) y haga clic en Activar. El estado cambia a Activo y el enlace de suscripción se vuelve público.

Reglas Importantes y Consejos

Nota: El nombre del evento está limitado a 255 caracteres.

Nota: No puede eliminar un evento Activo. Debe Detenerlo primero (menú → Detener), luego Eliminar.

Nota: Los eventos protegidos por contraseña muestran un icono de candado en la tarjeta. Comparta la contraseña solo con los asistentes previstos.

Nota: El formato del enlace de suscripción sigue un patrón estándar. Copie desde el menú de la tarjeta → Copiar Enlace.

Consejo: Use Copiar Evento (menú de tarjeta) para duplicar toda la configuración — metadatos, formulario, secuencia e integraciones — y solo renombre y ajuste fechas.

Consejo: El Contador de Suscriptores en la tarjeta muestra el total de registros. Contador de Lista Blanca (rojo claro) muestra suscriptores añadidos manualmente.

Preguntas Frecuentes y Solución de Problemas

P: ¿Por qué no puedo hacer clic en "Revisar y Activar"?
R: Probablemente falte un paso obligatorio. Verifique:

• Nombre del evento, fecha de inicio y zona horaria completados.
• El formulario tiene al menos un campo (se recomienda campo de Email).
• Una secuencia seleccionada o creada (solo Eventos).
• No hay palabras bloqueadas por el filtro anti-spam en las plantillas de correo (ej. "crypto", "win prize", "investment").

P: ¿Por qué mi evento se queda en estado "Creado"?
R: "Creado" es un estado de borrador. Debe hacer clic manualmente en Activar en el menú de la tarjeta para publicarlo.

P: ¿Puedo editar un evento Activo?
R: Sí, haga clic en Editar en el menú de la tarjeta. Los cambios en el formulario o secuencia aplican inmediatamente. Los cambios en metadatos (nombre, fechas) también se actualizan al instante.

P: ¿Qué pasa cuando establezco una Fecha de Expiración?
R: El sistema cambia automáticamente el estado del evento a Finalizado en esa fecha. El registro se cierra y el enlace de suscripción deja de funcionar.

P: Recibo un error "Filtro anti-spam" al activar. ¿Qué hago?
R: El contenido del correo (asunto o cuerpo) contiene una palabra bloqueada. La ventana emergente de error lista las palabras marcadas. Edite los correos de la secuencia para eliminar esas palabras y vuelva a intentar la activación.

P: ¿Cómo detengo el registro de un evento sin eliminarlo?
R: Menú de tarjeta → Detener. El estado pasa a Detenido. Los suscriptores ya no pueden registrarse. Haga clic en Activar de nuevo para reanudar.

P: ¿Cómo se ordenan las tarjetas de eventos?
R: Por defecto, los más nuevos primero (fecha de creación descendente). Use las opciones de Ordenar o Filtros para cambiar la vista.