Política de Privacidad

¿Para qué es esto?

Esta Política de Privacidad explica cómo Subdano recopila, utiliza y protege los datos. Define claramente nuestros límites legales en virtud del RGPD, distinguiendo entre nuestro papel como Responsable del Tratamiento para nuestros organizadores y como Encargado del Tratamiento para los datos de los usuarios finales recopilados a través de sus eventos y formularios personalizados.

1. Introducción y Alcance

Bienvenido a Subdano. Respetamos su privacidad y estamos comprometidos a proteger sus datos personales. Esta política se aplica a todos los usuarios de la plataforma Subdano, incluidos los organizadores de eventos, administradores y suscriptores que interactúan con formularios y flujos de trabajo automatizados.

En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) de España, y leyes internacionales similares sobre privacidad de datos, Subdano opera bajo dos definiciones legales distintas:

• Responsable del Tratamiento (Data Controller): Actuamos como Responsable del Tratamiento para la información de la cuenta que nos proporciona al registrarse y gestionar su espacio de trabajo en Subdano.
• Encargado del Tratamiento (Data Processor): Subdano actúa generalmente como Encargado del Tratamiento para los datos personales enviados por los organizadores a través de la plataforma, donde el organizador determina los fines y medios del tratamiento. Subdano actúa como un Responsable del Tratamiento independiente para los datos personales que procesa para sus propios fines comerciales, incluida la administración de cuentas, seguridad, prevención de fraude, facturación, comunicaciones de servicio y otros fines descritos en esta Política de Privacidad.

2. Información que Recopilamos

Recopilamos los datos necesarios para operar nuestra plataforma SaaS, mantener la seguridad y ofrecer servicios automatizados de gestión de eventos.

A. Datos de la Cuenta del Organizador (Rol de Responsable del Tratamiento)

Cuando crea una cuenta a través de Google Authentication o registro por correo electrónico, recopilamos:

• Nombre completo y dirección de correo electrónico.
• Foto de perfil y preferencias del espacio de trabajo.
• Configuración de zona horaria y preferencias de localización.
• Direcciones de correo electrónico de respuesta (Reply-To) utilizadas para enviar mensajes a sus suscriptores.
• Detalles de facturación, roles del plan de suscripción (ej. Trial, Premium, Admin) y registros de uso de cuotas.

B. Datos de Usuarios Finales y Suscriptores (Rol de Encargado del Tratamiento)

Cuando utiliza Subdano para organizar eventos o formularios personalizados, procesamos datos en su nombre, que pueden incluir:

• Identidades de los suscriptores (direcciones de correo electrónico, nombres y campos de identidad personalizados).
• Respuestas a campos de formularios personalizados, selecciones desplegables, casillas de verificación y selectores de fecha.
• Analítica de interacción, incluidos estados de entrega de correos, tasas de apertura y clics en enlaces dentro de campañas automatizadas (journeys).

C. Datos de Medios y Almacenamiento de Archivos

Almacenamos los archivos subidos a su espacio de trabajo, incluidos logotipos de eventos, encabezados de plantillas de correo, archivos adjuntos descargables y hojas de Excel utilizadas para la importación masiva de datos o catálogos de listas.

D. Asistente de IA y Datos de Uso

Para proporcionar herramientas de automatización avanzadas, recopilamos y procesamos:

• Solicitudes de texto (prompts) y consultas enviadas al Asistente de IA de Subdano.
• Grabaciones de audio subidas o grabadas para los servicios de transcripción de audio mediante IA.
• Registros de actividad del sistema, informes de errores y marcas de tiempo de integraciones API.

E. Datos de Seguridad y Prevención de Fraude

Para proteger nuestro servicio de abusos, ataques de bots automatizados y elusión de cuotas (ej. creación de múltiples cuentas gratuitas), recopilamos datos técnicos como direcciones IP, identificadores de sesión, contadores de límite de tasa (rate limit) y marcas de tiempo. Esto se procesa bajo nuestro interés legítimo (Art. 6(1)(f) del RGPD) para mantener la seguridad de la plataforma y hacer cumplir nuestros Términos de Servicio.

3. Cómo Utilizamos su Información

Utilizamos la información recopilada estrictamente para ofrecer, mantener y mejorar el ecosistema de Subdano. Específicamente, utilizamos los datos para:

• Autenticar a los usuarios y proteger los espacios de trabajo contra accesos no autorizados.
• Procesar formularios de registro, gestionar listas de asistentes y ejecutar campañas de correo electrónico programadas.
• Rastrear los límites de cuotas (como límites mensuales de envío de correos, recuento de formularios y límites de solicitudes a la IA).
• Generar informes de gráficos visuales y resúmenes en PDF del rendimiento de los eventos.
• Proporcionar soporte técnico al cliente y notificaciones del sistema sobre la expiración de la cuenta o el mantenimiento.

4. Proveedores Externos y Subencargados

Para operar nuestra infraestructura en la nube, compartimos datos cifrados específicos con subencargados de terceros verificados. Garantizamos estrictamente que todos los proveedores cumplen con el RGPD y los estándares internacionales de seguridad:

• Infraestructura en la Nube y Base de Datos: Proveedores de alojamiento (ej. AWS, Google Cloud) utilizados para almacenar bases de datos MongoDB y activos de almacenamiento de archivos.
• Pasarelas de Entrega de Correo Electrónico: Proveedores de correo electrónico transaccional utilizados para enviar plantillas de correo y mensajes de campañas automatizadas de manera confiable.
• Infraestructura de IA: Proveedores de Inteligencia Artificial (ej. OpenAI, Anthropic) utilizados para procesar consultas de chat y transcripciones de audio. Nota: Los períodos de retención dependen del proveedor de IA correspondiente, la configuración del servicio y los términos contractuales. Subdano utiliza servicios de IA disponibles comercialmente configurados, donde contractual y técnicamente sea posible, para minimizar la retención de datos del cliente. Subdano no autoriza a los proveedores de IA a utilizar los datos personales de los clientes para entrenar sus modelos públicos o de terceros, excepto cuando se revele expresamente y esté legalmente permitido.

5. Seguridad de los Datos y Transferencias Internacionales

Implementamos medidas técnicas y organizativas estándar de la industria para salvaguardar sus datos contra el acceso, alteración o eliminación no autorizados. Esto incluye el cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo, formularios de eventos privados protegidos por contraseña y control de acceso basado en roles.

Para las transferencias de datos personales desde el EEE (EEA) a terceros países, Subdano se basa en una decisión de adecuación aplicable o en salvaguardias adecuadas en virtud del Capítulo V del RGPD, como las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) de la UE. Cuando proceda, las transferencias a destinatarios en EE. UU. pueden basarse en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. Data Privacy Framework) cuando el destinatario esté certificado bajo dicho Marco.

5.1 Notificación de Violación de Datos

En nuestra capacidad de Encargado del Tratamiento, si tenemos conocimiento de cualquier destrucción, pérdida, alteración o divulgación o acceso accidental, no autorizado o ilícito a los datos personales de sus usuarios finales (una "Violación de Datos"), le notificaremos a usted (el Responsable del Tratamiento) sin demora indebida y, cuando sea razonablemente posible, a más tardar 48 horas después de tener conocimiento del incidente.

Le proporcionaremos información suficiente para permitirle cumplir con sus obligaciones reglamentarias en virtud del Artículo 33 del RGPD, incluida la notificación a las autoridades de control pertinentes. En la medida en que Subdano actúe como Encargado del Tratamiento en relación con los datos personales afectados, la responsabilidad de notificar a los usuarios finales y a las autoridades recae en usted como Responsable del Tratamiento, sujeto a la ley aplicable.

6. Sus Derechos según el RGPD

Si se encuentra en la UE/EEE, sus derechos se rigen por el RGPD y la ley local de protección de datos aplicable. Si se encuentra en el Reino Unido, sus derechos se rigen por el RGPD del Reino Unido y la ley de protección de datos aplicable del Reino Unido.

• Derecho de Acceso: Puede solicitar una copia completa de los datos personales que tenemos sobre usted.
• Derecho de Rectificación: Puede actualizar o corregir datos inexactos de su perfil o espacio de trabajo en cualquier momento a través de la configuración de usuario.
• Derecho de Supresión ("Derecho al Olvido"): Puede solicitar la eliminación completa de su cuenta, archivos de medios y listas de suscriptores.
• Derecho a la Portabilidad de los Datos: Puede exportar sus listas de suscriptores, catálogos e informes analíticos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, cuando sea técnicamente aplicable.
• Derecho a la Limitación del Tratamiento: Puede solicitar suspender el procesamiento de sus datos mientras se resuelve una disputa o corrección.
• Derecho de Oposición: Puede oponerse a cierto procesamiento de sus datos personales cuando lo permita la ley aplicable, incluido el procesamiento con fines de marketing directo.
• Derecho a Presentar una Reclamación: Puede presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos competente si cree que sus datos personales han sido procesados ilegalmente.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nuestro equipo de privacidad en subdano.hq@gmail.com.

7. Retención de Datos

Retenemos los datos de la cuenta del organizador mientras su espacio de trabajo permanezca activo. Los espacios de trabajo inactivos se eliminan después de 12 meses de inactividad, sujeto a requisitos de retención legales, de seguridad y de facturación.

Aplicamos períodos de retención específicos según el tipo de datos:

• Datos del Espacio de Trabajo Activo: Retenidos mientras su cuenta esté activa.
• Sesiones Web y Autenticación: Los tokens de sesión se retienen hasta por 30 días, a menos que se revoquen antes.
• Registros de Seguridad y Límite de Tasa: Las direcciones IP y los contadores de solicitudes utilizados para prevenir abusos se retienen por un máximo de 2 horas a 30 días. Los registros de incidentes de seguridad pueden conservarse hasta 3 años para protección legal.
• Cuentas Eliminadas / Planes Caducados: Tras la eliminación de la cuenta, todos los archivos asociados, tarjetas de eventos y bases de datos de suscriptores se eliminan de forma permanente e irrevocable de nuestros servidores de producción en un plazo de 30 días.
• Analítica y Tickets de Soporte: Retenidos hasta por 24 meses para mejorar el producto, a menos que se requiera un ticket para un reclamo legal en curso.

8. Privacidad de los Menores

Subdano es una plataforma profesional destinada a usuarios mayores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos personales de niños menores de 18 años como Responsables del Tratamiento. Si tenemos conocimiento de que un menor ha creado una cuenta y proporcionado datos personales, tomaremos medidas inmediatas para eliminar dicha información.

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Términos de Servicio

¿Para qué es esto?

Estos Términos de Servicio constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre usted y Subdano. Establecen los límites operativos de nuestra plataforma, describiendo nuestras estrictas políticas antispam, los límites de cuotas de los planes, las exenciones de responsabilidad de IA y los escudos de responsabilidad diseñados para proteger nuestra infraestructura y su negocio.

1. Aceptación de los Términos y Responsabilidades de la Cuenta

Al acceder o utilizar Subdano, usted acepta estar sujeto a estos Términos de Servicio y a todas las leyes de protección de datos aplicables. Debe tener al menos 18 años para utilizar esta plataforma. Usted es enteramente responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de inicio de sesión (incluido el acceso a través de Google Authentication) y de todas las actividades que ocurran bajo su espacio de trabajo.

Usted acepta proporcionar una dirección de correo electrónico de respuesta (Reply-To) válida y funcional para todas las transmisiones automatizadas para garantizar que los usuarios finales puedan comunicarse legítimamente con usted como organizador del evento.

2. Uso Aceptable y Política Antispam (Tolerancia Cero)

Subdano es una plataforma profesional de marketing de eventos y automatización. Hacemos cumplir una estricta Política de Tolerancia Cero contra el spam, el phishing y el abuso del sistema para proteger nuestra reputación de remitente (sender reputation) y las tasas de capacidad de entrega.

Al crear eventos, formularios personalizados y campañas de correo electrónico, usted acepta estrictamente las siguientes reglas:

• Opt-In Explícito Obligatorio: Solo puede enviar correos electrónicos a suscriptores que hayan optado explícitamente o se hayan registrado para sus eventos, formularios o catálogos. El uso de listas de correo electrónico compradas, extraídas (scraped) o alquiladas está estrictamente prohibido.
• Enlaces de Cancelación de Suscripción Obligatorios: Cada transmisión o campaña de correo electrónico automatizada debe incluir un enlace de cancelación de suscripción claro y funcional. Se le prohíbe estrictamente ocultar, alterar o eludir nuestro mecanismo de cancelación de suscripción integrado.
• Contenido Prohibido: No puede utilizar Subdano para alojar formularios, distribuir archivos o enviar correos electrónicos que contengan malware, estafas de phishing, contenido para adultos, discursos de odio, juegos de azar ilegales o esquemas financieros fraudulentos.

Cumplimiento: Subdano se reserva el derecho de suspender inmediatamente o cancelar permanentemente cualquier cuenta que viole nuestra Política Antispam, genere altas tasas de rebote (bounce rates) o provoque quejas severas de spam, sin previo aviso y sin reembolso.

3. Recopilación de Datos Prohibida (Información Sensible y Datos de Pago)

Se le prohíbe estrictamente utilizar los formularios, eventos o cualquier otra característica de Subdano para solicitar, recopilar, almacenar o procesar cualquier dato personal altamente sensible. Esto incluye, pero no se limita a:

• Información de Salud Protegida (PHI): Cualquier registro médico o información de salud regulada por HIPAA o leyes locales equivalentes de datos de salud.
• Identificadores Emitidos por el Gobierno: Números de Seguro Social (SSN), números de pasaporte, números de licencia de conducir, números de identidad nacional (ej. NIF, NIE) o datos de identificación similares.
• Datos Financieros y de Pago: Números completos de tarjetas de crédito o débito, códigos CVV/CVC, credenciales de cuentas bancarias o cualquier dato regulado por el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI-DSS).
• Credenciales de Seguridad: Contraseñas de cuentas, preguntas de seguridad o datos biométricos.

Subdano opera exclusivamente como una plataforma de propósito general para la gestión de eventos y formularios. Nuestra infraestructura no está diseñada ni certificada para cumplir con PCI-DSS o HIPAA. Usted acepta que es el único responsable de cualquier dato que decida recopilar. Cualquier violación de esta disposición resultará en la terminación inmediata y permanente de su cuenta, la eliminación de todos los datos asociados y la pérdida de cualquier tarifa pagada, sin previo aviso o responsabilidad por parte de Subdano.

4. Términos de Procesamiento de Datos (Cumplimiento del RGPD)

En la medida en que Subdano procese datos personales de sus usuarios finales (suscriptores, asistentes y encuestados de formularios) en su nombre, las partes reconocen y aceptan que:

• Roles: Usted actúa como el Responsable del Tratamiento, y Subdano actúa como un Encargado del Tratamiento. Usted es el único responsable de asegurarse de que tiene una base legal para recopilar y procesar dichos datos.
• Instrucciones: Subdano procesará los datos personales únicamente según sus instrucciones documentadas (que incluyen operar la plataforma, ejecutar campañas de correo electrónico y proporcionar funciones automatizadas) y en cumplimiento de las leyes de privacidad de datos aplicables, incluido el RGPD.
• Seguridad y Subencargados: Subdano implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos. Por la presente, usted autoriza de forma general a Subdano a contratar subencargados de terceros verificados (como proveedores de alojamiento en la nube e infraestructura de IA) como se describe en nuestra Política de Privacidad.
• Derechos de los Interesados y Eliminación: Al finalizar su espacio de trabajo, Subdano eliminará permanentemente o anonimizará sus bases de datos de suscriptores y respuestas de formularios dentro de los plazos especificados en nuestra Política de Privacidad, a menos que la ley aplicable exija su retención.

5. Planes de Suscripción, Cuotas y Reducciones de Plan

Subdano ofrece varios niveles de servicio, incluidos los roles Trial, Premium y Special. Cada nivel se rige por cuotas de sistema específicas, que incluyen, entre otras:

• Formas máximas de eventos activos y formularios personalizados.
• Límites mensuales de correos electrónicos enviados a los suscriptores.
• Límites en campañas activas (journeys) y trabajos automatizados por campaña.
• Capacidad de almacenamiento para archivos de medios subidos y catálogos de listas.
• Límites diarios de solicitudes al Asistente de IA y transcripciones de audio por IA.

Todos los pagos, incluidas las tarifas de suscripción, no son reembolsables (non-refundable), a menos que las leyes obligatorias de protección al consumidor en su jurisdicción exijan lo contrario. No ofrecemos reembolsos ni créditos por períodos de suscripción de meses parciales o servicios no utilizados.

Si su espacio de trabajo excede estas cuotas, o si su plan de acceso expira, Subdano se reserva el derecho de limitar el rendimiento del sistema, pausar campañas de correo electrónico activas o restringir las adiciones manuales de suscriptores hasta que se actualice o renueve el plan.

6. Exención de Garantías para Funciones de IA

Subdano incluye herramientas integradas de Inteligencia Artificial, como el Asistente de IA y transcripciones automatizadas de audio a texto. Estas características se proporcionan "tal cual" (as is) y "según disponibilidad" (as available).

Subdano no ofrece garantías con respecto a la exactitud, integridad o fiabilidad del texto, sugerencias o transcripciones de audio generados por la IA. Usted, el usuario, asume la responsabilidad exclusiva de revisar, verificar y validar todo el contenido generado por IA antes de publicar los detalles del evento, configurar disparadores automatizados o enviar comunicaciones por correo electrónico a sus suscriptores.

Todas las evaluaciones, sugerencias o plantillas generadas por IA se crean automáticamente solo con fines informativos. No constituyen asesoramiento legal, médico, financiero o profesional y no tienen ningún efecto legal vinculante. Subdano no será responsable de ninguna decisión que tome, o las consecuencias que enfrente, basadas en los resultados generados por nuestras herramientas de IA.

7. Propiedad Intelectual y Contenido del Usuario

Usted conserva la propiedad total y los derechos de propiedad intelectual de todos los textos, logotipos, archivos de medios y bases de datos de suscriptores que suba a Subdano. Al subir contenido, otorga a Subdano una licencia limitada, segura y mundial únicamente para alojar, procesar y mostrar sus datos con el fin de operar sus eventos y ejecutar sus flujos de trabajo automatizados.

Subdano retiene todos los títulos, la propiedad y los derechos de propiedad intelectual sobre el código de la plataforma, el diseño visual, los motores de shortcodes, los creadores de gráficos y los componentes de la interfaz de usuario (UI).

8. Limitación de Responsabilidad

En la medida máxima permitida por la ley aplicable, Subdano y sus afiliados, directores y empleados no serán responsables de ningún daño indirecto, incidental, especial, consecuente o punitivo. Esto incluye, sin limitación, la pérdida de beneficios, pérdida de datos, interrupción del negocio o daño a la reputación que surja de:

• Su uso o incapacidad de usar la plataforma.
• Acceso no autorizado o alteración de sus transmisiones o datos.
• Interrupciones del servicio causadas por fallas de alojamiento en la nube de terceros o fallas de entrega SMTP.
• Errores u omisiones que ocurran dentro de campañas de correo electrónico automatizadas o resultados generados por IA.

En ningún caso la responsabilidad acumulada total de Subdano excederá la cantidad que pagó a Subdano por el plan de suscripción en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al incidente que dio lugar al reclamo.

9. Indemnización

Usted acepta defender, indemnizar y eximir de responsabilidad a Subdano, sus contratistas y sus licenciantes de y contra cualquier reclamo, daño, obligación, pérdida, responsabilidad, costo o deuda, y gasto (incluidos los honorarios de abogados) que surjan de:

• Su violación de cualquier término de estos Términos de Servicio, particularmente nuestra Política Antispam.
• Su violación de cualquier derecho de terceros, incluido cualquier derecho de autor, propiedad o derecho de privacidad según el RGPD o las leyes locales de protección de datos.
• Cualquier reclamo de que sus eventos, formularios personalizados, campañas de correo electrónico o archivos subidos causaron daños a un tercero o violaron las leyes internacionales aplicables.

10. Modificaciones a los Términos

Nos reservamos el derecho de modificar o reemplazar estos Términos de Servicio y nuestra Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar actualizaciones de arquitectura, cambios legales o nuevas funciones de la plataforma. Si una revisión es material, proporcionaremos un aviso con al menos 14 días de anticipación mediante una notificación del sistema o correo electrónico antes de que entren en vigencia los nuevos términos. Su uso continuado de Subdano después de la fecha de entrada en vigencia constituye su aceptación vinculante de los términos actualizados.

11. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos de Servicio y cualquier acuerdo separado por el cual le proporcionemos Servicios se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de España, sin tener en cuenta sus disposiciones sobre conflictos de leyes.

Se excluye expresamente de estos Términos la aplicación de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías.

Cualquier disputa, controversia o reclamo que surja de estos Términos, que esté relacionado con ellos, incluida cualquier cuestión sobre su existencia, validez o terminación, será resuelta por los tribunales competentes de Valencia, España, excepto cuando la ley imperativa aplicable disponga lo contrario. Nada en estos Términos limita cualquier derecho de protección al consumidor obligatorio o derechos jurisdiccionales a los que no se pueda renunciar bajo la ley aplicable.

12. Información de Contacto

Para consultas legales, informes de violaciones de los Términos de Servicio (ToS) o solicitudes de privacidad del RGPD, comuníquese con nuestro equipo de soporte y legal:

• Correo electrónico: subdano.hq@gmail.com
• Soporte de la plataforma: Disponible a través del Centro de Ayuda (Help Center) y Live Chat en la aplicación.